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Por otro
lado,
resulta
muy
difícil
conseguir
que en
esa
reunión
mensual
coincidan
todos
sin que
surjan
infinidad
de
problemas.
Los que
atienden
al
público
no
pueden
dejar de
hacerlo,
por lo
que sólo
están
disponibles
en las
horas en
que no
realizan
este
servicio;
los
comerciales
han de
ajustar
sus
agendas
y,
aunque
Esteban
es
previsor
y les
avisa
con
tiempo,
los
clientes
no saben
de
reuniones
internas
y
siempre
surge
alguno
que ha
de
verles
ese
mismo
día.
Finalmente,
y con
más
frecuencia
de la
deseada,
siempre
hay
alguno
que está
enfermo
o que no
ha
terminado
un
informe
urgentísimo
y no
puede
acudir.
A pesar
de ello,
Esteban
no cede
al
desánimo,
pero
sabe que
con esa
reunión
mensual
no es
suficiente.
Quiere
conocer
lo que
hace
cada uno
de sus
empleados,
pero
sólo lo
puede
saber de
forma
individual
o, como
mucho,
por
equipos
de
trabajo.
Así que
se ve
obligado
a
convocar
al menos
cinco
reuniones
más cada
mes,
convocatorias
que a su
vez
sufren
la misma
retahíla
de
problemas.
Pero es
que
Esteban
sabe que
una cosa
es lo
que te
dicen
los
empleados
que
están
haciendo
y otra
la
realidad,
que
muchas
veces
difiere
más de
lo que
uno se
puede
imaginar.
El
control
y el
seguimiento
necesarios
para
evitarlo
a veces
exige,
además
de esas
reuniones
mencionadas,
de
tareas
que le
resultan
desagradables
y que
ocupan
mucho
esfuerzo
y
tiempo.
Como
ven,
Esteban
pierde
no solo
mucho,
muchísimo
tiempo
en saber
lo que
hacen
sus
trabajadores,
y aun
así no
está
seguro
de
conocerlo
con
exactitud,
ni es
consciente
de qué
aspectos
se le
escapan.
A lo
mejor
Esteban
no sabe
que Juan
está
quedándose
todos
los días
una hora
más
porque
la tarea
encomendada
le
requiere
mucho
más
tiempo
del
deseado,
mientras
Carmen
podría
ayudarle
porque a
ella le
bastan
dos
horas
menos de
las que
tiene
asignadas
para su
trabajo.
Esto
puede
suceder
en
cualquier
empresa,
independientemente
de sus
dimensiones,
ya que
por
muchos
departamentos
y
estructuras
que una
compañía
tenga,
al final
siempre
se trata
de lo
mismo:
de
grupos
de
trabajo
que
necesitan
un
seguimiento,
y a
veces un
control,
elementos
absolutamente
necesarios
para
conseguir
de ellos
la
máxima
productividad.
Es por
ello que
ha de
plantearse
cómo y
qué
mecanismos
utilizar
para
estas
tareas,
y
averiguar
que
herramientas
existen
en el
mercado
para
poder
hacer
este
seguimiento
con la
mayor
exactitud
y en el
menor
tiempo
posible.
Reuniones
virtuales.
Empecemos
por lo
básico.
¿Por qué
es
necesario
reunirse?
A priori
parece
que la
contestación
es
obvia:
es la
única
forma de
estar
todos
juntos,
de poder
establecer
un
diálogo
fluido,
de
interactuar
con los
empleados
para que
se
expongan
los
distintos
elementos
a
tratar,
porque
estando
todos
podemos
resolver
las
novedades
que
vayan
surgiendo
en el
transcurso
de la
reunión.
Parece
pues que
uno de
los
elementos
necesarios
es
encontrar
un lugar
desde
donde
todos
puedan
opinar,
comentar
o lanzar
ideas.
Piense
por un
momento
lo que
mejoraría
el flujo
de
información
de su
empresa
si
dispusiera
de una
sala de
reuniones
que sus
empleados
visitaran
todos
los días
para ir
adelantando
muchas
de las
cuestiones
que
luego
hacen
retrasar
hasta la
saciedad
las
reuniones
que
venimos
comentando.
Eso ya
existe,
aunque
Esteban
aún no
se haya
enterado.
Utilice
la
tecnología
y
ofrezca
a sus
empleados
un lugar
común
desde
donde
compartir
los
documentos
a tratar
e ir
añadiendo
todos
los
elementos
necesarios
para
sacarle
el mayor
provecho
a cada
uno de
ellos.
Piense,
por otro
lado, en
las
posibilidades
que
supone
para una
correcta
administración
del
conocimiento
de su
empresa.
Lo
primero
que debe
hacer es
lograr
que sus
ordenadores
estén
dentro
de una
red
local,
esto es,
que
puedan
conectarse
unos a
otros.
Para
ello le
aconsejamos
que, si
dispone
de al
menos
tres PCs,
se haga
con un
servidor
que le
permita
centralizar
esas
conexiones
entre
las
distintas
máquinas
y entre
éstas y
las
impresoras,
escáneres
y resto
de
dispositivos
periféricos.
Las
ventajas
de una
conexión
a través
de un
servidor
son
numerosas.
Una vez
tenga
los
ordenadores
conectados,
podrá
compartir
carpetas
y
documentos.
Esto le
va a
permitir
dar el
primer
paso
hacia
las
reuniones
virtuales.
Un
ejemplo.
Usted
quiere
que en
su
reunión
se
trabaje
sobre un
nuevo
modelo
de
producto.
Puede
dejar
sus
características,
fichas y
modelos
en una
carpeta
compartida,
y enviar
un
correo
electrónico
a todos
sus
empleados
para que
entren a
verlo y
cuelguen
a su vez
sus
impresiones
al
respecto.
Aún no
ha
perdido
ni un
segundo
de su
tiempo
en
reuniones
y ha
ganado
ya algo:
sabe lo
que
piensan
sus
empleados
y, por
qué no,
además
de forma
mucho
más
confidencial
de lo
que en
reunión
a cara
descubierta
le
hubieran
dicho.
Este
espacio
común le
va a
ayudar
además
mucho a
saber
qué es
lo que
hace
cada uno
de sus
empleados.
Puede
animarles
a
publicar
en él su
trabajo,
o su
calendario
de
reuniones,
o el
estado
de sus
tareas.
Piense
que el
hecho de
compartir
no resta
privacidad,
puesto
que
puede
restringir
el
número
de
usuarios
con
acceso a
esas
carpetas
o
documentos.
Y de
esta
manera
usted
podrá
contar
con los
elementos
necesarios
para
conocer
el
trabajo
de sus
empleados
sin
necesidad
de
levantarse
de su
sitio o
de
interrumpirles.
Compartir
documentos
es fácil
y muy
útil
gracias
a los
servicios
Microsoft
SharePoint,
uno de
los
elementos
por
desgracia
más
desconocidos
a nivel
empresarial
de
Office
2003, y
a la vez
una de
las
funcionalidades
más
ricas y
completas
para su
negocio.
Y no se
trata
sólo de
compartir
un
documento.
Los
Áreas de
Trabajo
para
documentos
convierten
los
procesos
de
colaboración
con
documentos
en una
tarea
mucho
más
sencilla.
En ellas
se
centralizan
todos
los
artefactos
de
colaboración
(listas
de
tareas,
plazos,
documentos
relacionados,
enlaces
en
Internet,
contactos,
etcétera)
de los
miembros
del
proyecto.
Están
además
integradas
con las
aplicaciones
de
Office
2003 a
través
del
panel de
tareas,
situado
justo al
lado del
documento,
lo que
permite
acceder
con
facilidad
a todos
estos
recursos
y llevar
el
contexto
de
colaboración
en
equipo a
las
herramientas
de
productividad
personal
de
trabajador.
Y al
contrario
de lo
que
sucede
con el
correo
electrónico,
con el
que el
autor de
un
documento
no tiene
forma
alguna
de saber
si
aquellos
a los
que ha
mandado
el
documento
ya se
han
puesto a
trabajar
en él,
las
Áreas de
Trabajo
permiten
al
usuario
estar al
tanto
del
desarrollo
progresivo
de las
labores
de
edición.
La
Intranet
como
solución
global.
Como
conclusión
de todo
lo
anterior,
debería
ofrecer
a sus
empleados
una
Intranet
desde la
que
coordinar
y
mantener
todo lo
que
hemos
mencionado
con
profesionalidad.
En
España,
siete de
cada
diez
empresas
disponen
de
intranet,
según un
estudio
realizado
por el
Grupo
Penteo.
Según
esta
fuente,
de entre
las
ventajas
que
aporta
este
servicio,
la más
valorada
por las
empresas
es la
facilidad
de
acceso a
la
información.
Un
ejemplo
práctico
es el
del
Banco
Popular,
que ha
mejorado
de forma
notable
la
gestión
de
recursos
internos
gracias
a su
intranet.
Entre
las
principales
ventajas
de este
sistema
cabe
destacar:
mayor
rapidez
en el
acceso a
la
información;
mayor
eficacia,
derivada
del uso
de la
agenda
comercial;
reducción
de los
costes
de
telefonía,
reemplazada
en parte
por la
mensajería
instantánea;
fidelización
de los
comercios
clientes
al
proporcionarles
un
servicio
más
eficiente;
posibilidad
de
prestar
mejores
servicios
a
potenciales
comercios
clientes;
reducción
de
errores
y mayor
seguridad
de la
información.
Todo son
ventajas,
no lo
dude.
¿Hay
algún
inconveniente?
Quizá
dos: si
se
decide a
tener
una
intranet,
deberá
mantenerla
actualizada,
lo que
le
llevará
algo de
tiempo a
usted o
a sus
empleados.
Puede
además
que
tenga
que
dedicar
algunas
horas a
convencer
a los
más
veteranos
de sus
ventajas.
Pero una
vez que
el
sistema
esté en
marcha y
todos lo
entiendan,
su
rentabilidad
será
realmente
significativa.
Otro de
los
posibles
inconvenientes
es que
le
obligará
a formar
y
convencer
a sus
empleados
del uso
de las
herramientas
que le
hemos
ido
comunicando
a lo
largo
del
artículo.
Pero
recuerde
que
ampliar
los
conocimientos
de los
empleados
nunca es
una
pérdida
de
tiempo,
sino una
inversión
segura y
muy
competitiva.
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